MacroArt Online Business Story by Apisilp Trunganont

Life Management Application โปรแกรมจัดการชีวิต

อีกหัวข้อหนึ่งที่ผมได้เข้าไปร่วมวงเสวนาด้วยในงาน BarCamp Bangkok 2 ก็คือเรื่อง Life Management Application โปรแกรมจัดการชีวิต ที่มาของหัวข้อนี้เกิดจากคุณภาวุธบอกว่าน่าจะมีนัดจิบกาแฟเพื่อมานั่งคุยกันว่าแต่ละคนใช้โปรแกรมอะไรในการบริหารจัดการชีวิตตัวเองบ้าง ทีนี้ผมเห็นว่าน่าจะคุยกันใน BarCamp เลย เพราะคนเยอะดี ก็เลยจัดการเสนอหัวข้อนี้ให้คนร่วมกันโหวต

เนื้อหาจากการเสวนามีประโยชน์มากครับ ผมขอสรุปรายชื่อโปรแกรมทั้งหมดก่อนละกัน

โปรแกรมบริหารการเงินส่วนบุคคล

• Microsoft Money
• SplashMoney เหมาะกับคนที่ใช้ PDA
• GnuCash สำหรับคนชอบของฟรีและดี

โปรแกรม To-do List

• Remember The Milk เชื่อมกับเว็บและโทรศัพท์มือถือได้
• iGTD สำหรับคนใช้ Mac
• Now Do This เป็นเว็บที่เรียบง่ายที่สุดเท่าที่เคยเห็นมา
• OmniFocus
• Notepad ง่ายๆ เลย ต้องทำอะไรก็พิมพ์ใส่ลงไป
• Moleskine สมุดโน้ตแบบจับต้องได้ที่น่าเขียนแต่แพงมาก

โปรแกรมปฏิทิน

• Rainlendar
• Google Calendar มีส่ง SMS มาเตือนเมื่อใกล้ถึงเวลาด้วย ไม่เสียเงิน ทั้งฟรีทั้งดี
• iCal สำหรับสาวก Mac

โปรแกรมจัดการ Contact

• Microsoft Outlook

โปรแกรม MindMap

• MindManager ไม่ฟรี
• Free Mind ฟรี

โปรแกรมค้นหาข้อมูลในเครื่อง

• Google Desktop Search
• Avafind
• Coppernic

โปรแกรมช่วยจำรหัสผ่าน

• SplashID ใช้บน PDA
• 1Password ใช้บน Mac กับ iPhone
• Microsoft Excel ง่ายๆ เลย พิมพ์ใส่ Excel แล้วใส่รหัสป้องกันไฟล์ไว้อีกที

โปรแกรมอ่านข่าว

• iGoogle

โปรแกรมที่ผมใช้บันทึกเรื่องการเงินคือ GnuCash เหตุผลที่ใช้ตัวนี้ก็เพราะว่ามันฟรี เช่นเดียวกับโปรแกรมปฏิทินที่ผมใช้บน Google Calendar เพราะมันช่วยส่ง SMS เตือนผมให้แบบไม่คิดเงิน

ที่ยังหาแบบถูกใจมาใช้ไม่ได้ก็คือโปรแกรมจัดการ Contact ตอนนี้ใช้ Hotmail เป็นหลัก ก็เลยมี Contact อยู่บนนั้นหมด แต่ไม่ได้ไปจัดการอะไรมันเลย เพราะมันไม่ค่อยสะดวกในการใช้งาน ที่รู้สึกถูกใจมากที่สุดก็คือของ Gmail มันดีตรงที่สามารถเพิ่มช่องใส่ที่อยู่หรือเบอร์โทรศัพท์ได้หลายช่อง แต่มันยังขาดอยู่อีกหนึ่งอย่างที่ผมอยากได้ก็คือการแท็ก ตัวอย่างเช่น @sugree เป็นเพื่อนผมมาตั้งแต่สมัยมัธยม ซึ่งผมก็ต้องเอาชื่อ Sugree ไปใส่ในกลุ่ม Assumption, Kasetsart, Computer Engineering, Twitter, Geek, BarCamp, AV และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งการใส่แท็กน่าจะสะดวกกว่า

พวกโปรแกรม To-do List นี่ผมไม่ได้ใช้เลย เพราะอาศัยจำเอา (ฝึกความจำ จะได้ไม่หลงๆ ลืมๆ) แต่พี่ @p_warawit แนะนำให้รู้จักกับ GTD หรือ Getting Things Done ซึ่งเป็นแนวคิดการจัดการแบบหนึ่งที่พยายามทำให้สมองของเรามีไว้คิด ไม่ใช่มีไว้จำ และให้พยายามทำงานทุกอย่างให้เสร็จ ไม่เหลือเก็บค้างไว้รกสมอง ตัวอย่างเช่น เวลาที่เช็คอีเมลซึ่งอาจจะมีมากถึง 100 ฉบับ ก็ให้พยายามอ่านแล้วตัดสินใจกับเมลแต่ละฉบับทันที อย่าอ่านแล้วเก็บไว้หรือเพิกเฉยไว้จัดการวันหลัง ซึ่งผมว่าเป็นแนวคิดที่ดีนะ ไว้ต้องลองศึกษารายละเอียดและบังคับตัวเองให้ใช้วิธีนี้ดูบ้าง

หลังจากจบงาน BarCamp แล้วไปทานข้าวกัน @kengggg ถามว่ามีวิธีจัดการกับนามบัตรกองโตอย่างไร นั่นสิ… ผมก็อยากรู้เหมือนกันนะ เคยได้ยินมาว่ามีซอฟต์แวร์ที่สแกนนามบัตรแล้วมันจะแปลงข้อความบนนามบัตรให้เป็นข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่สามารถค้นหาได้ และฉลาดขนาดที่ว่าถ้าเป็นตัวเลขหลายตัวบนนามบัตร มันจะเข้าใจทันทีว่าเป็นเบอร์โทรศัพท์

ส่วนตอนนี้ผมใช้วิธีแบบโบราณอยู่ คือเก็บใส่กล่องนามบัตรที่มีแท็บเป็นดัชนีตัวอักษรภาษาอังกฤษ ซึ่งมักจะมีปัญหาว่าควรจะเก็บนามบัตรลงในแท็บแบบไหนดี จะเก็บตามชื่อจริงหรือชื่อบริษัท?

ท่านใดมีแนวทางอื่นช่วยแชร์หน่อยครับ

Tags: barcampbangkok, barcampbangkok2, gnucash, google calendar, gtd, microsoft excel